Como ser mais produtivo com seus e-mails

Carreira

A grande maioria de nós começa o expediente de modo semelhante: fazendo login no e-mail e depois assistindo a caixa de entrada ficar cada vez mais cheia. Ficamos presos ao e-mail ao longo do dia todo, verificando inúmeras vezes e isso, certamente, afeta em como ser mais produtivo durante o dia. Muitas vezes, antes mesmo de colocar o pé no escritório, você, provavelmente, já respondeu uma dúzia de e-mails urgentes que simplesmente não poderiam esperar… Ou será que poderiam?

A Sociedade de Gestão de Recursos Humanos americana (SHRM) estima que um trabalhador receba uma média de 72 e-mails por dia. O grande volume que a maioria das pessoas recebe diariamente transformou essa ferramenta, uma vez eficiente, no exato oposto. Verificar todos os e-mails, com certeza vai minar sua produtividade e tempo. Contudo, você pode tomar algumas ações que permitirão que seu dia seja mais eficiente!

No trabalho

E-MAILS NÃO SÃO A ÚNICA SOLUÇÃO
Antes de escrever ou responder a um e-mail, verifique se essa é a melhor opção para chegar à resposta desejada. Você precisa apenas de um “sim” ou “não” e é uma informação que não precise ser documentada? Opte por fazer uma ligação curta ou mandar uma mensagem rápida via WhatsApp for Business. Dessa maneira, você consegue resolver bem mais rápido.

Outra alternativa, caso as informações tenham que ser repassadas a um grupo ou equipe, é realizar uma ligação por telefone ou uma conferência por Skype.  Essa é uma alternativa interessante, pois,  a informação é repassada a todos de uma só vez e há interação. Você pode até gastar uns minutos a mais com essas opções, porém, elas podem ser mais produtivas do que uma troca de pequenas informações em múltiplos e-mails.

VÁ DIRETO AO ASSUNTO
Para reduzir as possibilidades de várias trocas de e-mail, seja claro ao repassar ao leitor o que você quer ou precisa dele. Tem uma necessidade urgente? Inclua uma frase como “favor, confirmar leitura” ou “resposta necessária assim que possível” no título/assunto do e-mail.

No corpo do e-mail, reitere o seu propósito, bem como as próximas etapas ou as ações que deseja que o destinatário tome. Não se esqueça de inserir a data limite para solução da situação. Use tópicos e palavras em negrito para melhorar a legibilidade. Corrija erros ortográficos e evite usar jargões, siglas ou vocabulário que possam gerar dúvidas.

Organização é a chave

PROGRAME INTERVALOS DE LEITURA
As notificações de e-mails são projetadas para chamar sua atenção, mas elas geralmente quebram seu foco. Se seu chefe não exige que você esteja disponível por mensagem instantânea ou e-mail durante o expediente, separe 20 minutos a cada hora para verificar sua caixa de entrada. Logo, você potencializa o tempo para ser mais produtivo no correr do dia. Lembre de fechar sua janela de e-mail durante os outros 40 minutos!

PRODUTIVIDADE REQUER PLANEJAMENTO
Faça um planejamento para otimizar seu tempo! Abra primeiro os e-mails marcados como urgentes cujos assuntos requerem sua imediata atenção. Após, selecione aqueles nos quais você está em cópia. Caso estes não necessitem de atenção urgente, coloque-os numa em outra pasta. Lembre de programar sua leitura para outro momento do dia! Exclua e-mails promocionais e spam. Por fim, foque para que ao final do tempo, sua caixa de entrada se encontre vazia.

Respeite suas capacidades

EVITE DISPOSITIVOS MULTITAREFAS
Para ser produtivo no ambiente de trabalho é necessário que você resista e evite cercar-se com dispositivos como smartphones, gadgets e tablets em sua mesa. Um estudo sobre ser multitarefa no local de trabalho revelou que a duração media do foco online é de cerca de 40 segundos! A soma total dessas brechas de foco, em última análise, resulta em menor produtividade ao final do dia.

NÃO LEVE TRABALHO PRA CASA
Ainda de acordo com a SHRM, mais de 70% dos funcionários verificam a caixa de e-mail após o expediente. A conectividade constante dificulta o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, contribuindo para o aumento do estresse e baixa autoestima do trabalhador.

Para aproveitar melhor o tempo livre, verifique a possibilidade de programar mensagens de resposta automática. Ela servirá para informar às pessoas que você entrará em contato no horário comercial. Considere disponibilizar, um número de emergência para que a possam entrar em contato com você em caso de urgência.

Com essas dicas, você evita o sobrecarregamento e foca no que realmente importa. Sendo mais produtivo no dia a dia, você renderá muito mais, e poupar tempo para investir em outras tarefas!